Panduan Lengkap Cara Scan di Mesin Fotocopy untuk Hasil Optimal

Saat ini, mesin fotocopy telah berevolusi tidak terbatas hanya dapat digunakan untuk fotocopy, tetapi juga berperan menjadi alat scanner. Namun, tentunya cara scan di mesin fotocopy berbeda dengan scan menggunakan scanner atau printer, oleh karena itu, simak cara scan di mesin fotocopy dan tips agar hasil scanning melalui mesin fotocopy lebih efektif sebagai berikut:

Cara Scan di Mesin Fotocopy yang Tepat

1. Menyiapkan Dokumen yang Akan di-Scan

Cara scan di mesin fotocopy pertama yang perlu Anda lakukan adalah menyiapkan berkas atau dokumen yang akan di scan. Pastikan tulisan pada dokumen terbaca jelas dan kertas dalam keadaan bersih tidak di staples, karena jika kertas dalam keadaan kotor dan rusak maka hasil scan tidak akan optimal.

2. Mengatur Resolusi, Format File, dan Pengaturan Warna

Setelah menyiapkan dokumen, langkah kedua cara scan di mesin fotocopy adalah mengatur beberapa pengaturan penting, seperti resolusi, format file, dan pengaturan warna yang sesuai dengan kebutuhan. Pengaturan ini dapat bervariasi tergantung pada model dan merek mesin fotocopy yang digunakan. Pastikan Anda telah memilih format file yang sesuai, seperti PDF atau JPG, serta mengatur resolusi dokumen dengan teliti.

3. Memilih Destinasi File Scan

Setelah mengatur resolusi, warna, dan format yang digunakan cara scan di mesin fotocopy berikutnya adalah memilih destinasi file scan akan disimpan dengan memilih beberapa opsi yang tersedia tergantung pada fungsionalitas mesin fotocopy yang digunakan.

Jika mesin fotocopy terhubung dengan jaringan atau memiliki fitur koneksi internet, Anda dapat memilih untuk mengirimkan file hasil pemindaian melalui e-mail. Jika mesin fotocopy terhubung langsung dengan perangkat komputer yang telah dipasang dengan perangkat lunak pembaca PDF, Anda dapat memilih destinasi penyimpanan file langsung di komputer.

4. Memulai Proses Scan

Jika sudah melakukan seluruh cara scan di mesin fotocopy, Anda dapat mulai melakukan scan dokumen. Proses scan akan memakan waktu beberapa saat, tergantung pada tingkat kompleksitas dokumen yang akan di scan. Biasanya, dokumen yang lebih besar atau lebih rumit maka proses scan memerlukan waktu cukup lama untuk di-scan secara menyeluruh.

Setelah proses scan selesai, pastikan untuk memeriksa hasil scan dengan teliti. Periksa apakah seluruh bagian dari dokumen telah di scan dengan baik dan memiliki kualitas sesuai dengan yang diharapkan. Jika diperlukan, Anda dapat melakukan pengaturan ulang untuk memastikan hasil scan yang lebih optimal.

Tips dan Trik untuk Scanning Efektif

Proses scanning dokumen seringkali hasilnya tidak sesuai, hal ini dapat dipengaruhi oleh cara scan di mesin fotocopy yang salah seperti kesalahan pada format yang digunakan, resolusi dokumen, kondisi dokumen, bahkan bisa disebabkan oleh kondisi mesin yang digunakan. 

Jika hasil scanning dokumen menggunakan mesin fotokopi tidak maksimal, ini mungkin disebabkan oleh beberapa alasan. Berikut adalah beberapa tips dan trik untuk scanning efektif:

Memperhatikan Ukuran File

Anda dapat menghindari kesalahan cara scan di mesin fotocopy dengan memperhatikan ukuran file. Ukuran file merupakan salah satu faktor yang berpengaruh dalam hasil scan sebuah dokumen. Biasanya, semakin besar resolusi dokumen, maka hasil scan juga akan lebih detail dan jelas. Namun resolusi dokumen yang besar dapat menghasilkan ukuran dokumen yang besar.

Oleh karena itu, ada beberapa cara untuk mengurangi ukuran file tanpa mengurangi kualitas, di antaranya adalah:

1. Melakukan kompresi file

Banyak software scanner atau aplikasi pengeditan gambar memiliki fitur kompresi yang dapat digunakan untuk mengurangi ukuran file. Pengaturan kompresi ini memungkinkan Anda untuk mengurangi ukuran file tanpa mengorbankan kualitas gambar secara signifikan. 

2. Mengatur format file yang sesuai

Pilih format file yang lebih efisien dalam hal ukuran file. Misalnya, menggunakan format JPEG biasanya akan menghasilkan ukuran file yang lebih kecil daripada format PDF tanpa mengorbankan kualitas gambar yang terlalu banyak.

3. Memotong bagian dokumen yang tidak diperlukan (Cropping)

Memotong bagian dokumen yang tidak diperlukan dapat mengurangi ukuran file secara signifikan, sehingga ukuran yang dihasilkan lebih kecil namun bagian-bagian dalam dokumen tetap jelas.

4. Mengatur kualitas gambar format JPEG

Format JPEG memiliki ukuran yang lebih kecil. Anda dapat menyesuaikan resolusi gambar yang dihasilkan menyesuaikan dengan tingkat kejelasan dokumen tanpa harus mengurangi kualitas gambar yang dihasilkan.

Menggunakan Fitur OCR untuk Dokumen yang Bisa Diedit

Fitur OCR atau (Optical Character Recognition) singkatnya merupakan fitur yang memiliki peran untuk memindai sebuah teks yang ada di gambar atau dokumen dan mengekstraknya menjadi data digital yang dapat Anda edit. 

Dengan adanya Fitur OCR, anda dapat dengan mudah mengedit dokumen yang sudah di scan menjadi teks digital dengan praktis sehingga dokumen scan yang dihasilkan lebih optimal.

Menangani Dokumen dengan Ukuran yang Tidak Standar

Dokumen yang tidak sesuai bisa menjadi faktor terjadinya kesalahan dalam cara scan di mesin fotocopy. Beberapa hal yang perlu diperhatikan diantaranya adalah:

1. Orientasi dan Posisi Dokumen

Memperhatikan orientasi dan posisi dokumen yang memiliki ukuran tidak standar dapat meningkatkan akurasi dan mengurangi kesalahan pada hasil scan di mesin fotocopy.

2. Resolusi Dokumen

Anda perlu mengatur resolusi dokumen dengan teliti. Resolusi yang lebih tinggi akan menghasilkan dokumen yang lebih jelas dan detail. Sebaliknya, resolusi yang rendah mungkin cocok untuk dokumen dengan kebutuhan scan cepat atau untuk dokumen yang tidak memerlukan tingkat detail yang tinggi.

3. Kualitas Dokumen

Jika dokumen yang akan di scan di mesin fotocopy tidak berkualitas baik(misalnya, gambar yang tidak jelas atau teks yang buram), kemungkinan hasil scan akhir juga akan terpengaruh. Menangani dokumen dengan ukuran yang tidak standar tidak secara langsung meningkatkan kualitas dokumen asli. Ingin mencari kualitas kertas untuk dokumen yang bagus? Cek di sini.

Demikian 4 langkah mudah dan simple cara scan di mesin fotocopy serta tips dan trik agar hasil scanning efektif. Secara umum, proses pemindaian dokumen menggunakan mesin fotokopi memerlukan perhatian terhadap berbagai aspek, mulai dari persiapan dokumen yang akan dipindai hingga pemanfaatan fitur-fitur sehingga hasil scan di mesin fotocopy memuaskan dan tidak ada kerusakan pada dokumen yang akan di scan maupun file hasil scan.

Selain beberapa point di atas, satu hal yang perlu dipertimbangkan jika Anda ingin mencetak hasil scan adalah dengan menggunakan kertas HVS yang tepat. Karena hal ini pasti mempengaruhi kualitas gambar. Untuk itu penting menggunakan kertas HVS dari SiDU karena memiliki banyak keunggulan, seperti (1) derajat dan kecerahan paling tinggi, (2) ketebalan dan opasitas kertas paling tinggi, (3) permukaan yang halus, dan (4) dapat mencetak bolak-balik. Cek keunggulan kertas SiDU lebih lanjut dengan klik artikel ini.

Hasil scanning di mesin fotocopy juga harus mempertimbangkan aspek kertas yang digunakan. Oleh karena itu, gunakan kertas dari SiDU dan cek informasi lebih lanjut tentang kertas SiDU di sini.