IN | ENG
26 Feb 2019

Tips Menulis E-mail Efektif dan Profesional

Menulis e-mail sama halnya seperti mengobrol langsung dengan lawan bicara. Jika kesan yang diberikan tidak bagus atau memiliki makna yang kurang jelas, tentu akan sulit untuk membangun komunikasi yang baik.

Oleh karena itu, membuat e-mail yang baik dan benar tentu dibutuhkan. Tidak hanya untuk memastikan komunikasi terjalin dengan baik, tapi juga untuk membuat Anda terlihat profesional di mata orang lain. Berikut adalah langkah-langkah yang bisa Anda lakukan:

  1. Berikaan Pembukaan yang Tepat

Umumnya pembukaan terdiri dari tiga bagian: mulai dari salam pembuka yang sopan, menyebutkan nama yang dituju dengan tepat, hingga memberikan maksud dari e-mail tersebut.

Anda bisa menggunakan salam pembuka seperti “Selamat Pagi” atau “Dengan Hormat” untuk kesan yang lebih formal. Pembuka seperti “Dear, (nama yang dituju)” juga bisa menjadi pilihan yang lebih santai namun tetap santun. Setelah itu, pastikan nama yang Anda tuju sudah ditulis dengan tepat, tanpa ada kesalahan penyebutan nama. Kemudian, beri keterangan singkat mengenai maksud dari e-mail yang Anda kirimkan.

  1. Hindari Basa-basi Terlalu Panjang

Di bagian body e-mail, usahakan untuk fokus pada poin utama dan hindari basa-basi terlalu panjang. Jika e-mail Anda terlalu panjang dan bertele-tele, orang lain akan sulit untuk menangkap maksud dari e-mail tersebut.

Jika poin yang ingin Anda sampaikan ada banyak, sebaiknya berikan lampiran mengenai poin tersebut, baik itu berupa foto, video, power point, maupun dokumen lainnya yang dibutuhkan. Hal ini dilakukan agar isi e-mail tidak terlalu padat, dan Anda masih bisa menjelaskan poin lainnya lewat lampiran yang diberikan.

  1. Gunakan Bahasa Formal

Selama menulis e-mail, jangan sepelekan tanda baca yang baik dan benar, seperti titik, koma, titik dua, titik koma, tanda hubung, ataupun tanda tanya. Jangan berikan spasi sebelum memberikan tanda baca. Selain itu, Anda juga perlu menggunakan kata yang umum dimengerti dan sesuai dengan Pedoman Umum Ejaan Bahasa Indonesia (PUEBI). Cara ini akan membuat Anda terlihat profesional di mata orang lain.

  1. Review Kembali E-mail yang Sudah Dibuat

Jika Anda telah selesai membuat e-mail, lihat kembali e-mail yang telah Anda buat untuk menghindari kesalahan ketik atau lainnya. Tentu Anda tidak mau terlihat tidak profesional di depan orang lain atau rekan kerja bukan?

  1. Selalu Masukan Alamat Pengirim Setelah E-mail Selesai Dibuat

Mungkin terdengar sepele, tapi kebiasaan ini penting sekali untuk dilakukan. Hal ini untuk menghindari Anda tidak sengaja mengirimkan e-mail yang setengah jadi atau belum selesai. Dengan memberikan alamat pengirim di akhir, tentu Anda bisa memastikan e-mail tersebut memang sudah siap untuk dikirimkan.


Berita Lainya

Sering Mengantuk di Kampus? Simak Tips Anti-Ngantuk ini!
Baca Selengkapnya
Cara Menulis Rangkuman Pelajaran yang Baik
Baca Selengkapnya
Cara Membuat Dekorasi Bendera dari Kertas Origami
Baca Selengkapnya